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Ideas y consejos para aprobechar al máximo Trello

Si al leer el título no sabes de que trata Trello, te contamos que es una excelente aplicación de productividad que se ha transformado en una aplicación muy requerida por diferentes usuarios, en muy poco tiempo, y esto se debe a que se trata de una de las aplicaciones de productividad con mejores funcionalidades, además de  ofrecer diferentes funciones a  través de la metodología GTD, getting things done.

Si eres usuario de Trello en este post te vamos a brindar algunas ideas y puntos fundamentales a tener en cuanto para aprovechar al máximo la aplicación, teniendo en cuenta sus funcionalidades básicas.

Seguramente estés acostumbrado a organizar tus tareas en listas, gracias a Trello podrás tener un acercamiento más visual. Tus tareas serán organizadas dentro de tarjetas que se insertan en tableros, como si se tratase de un pizarrón. Cuando crees tus tarjetas las podrás ir moviendo de un estado a otro, en columnas que pueden ser personalizadas para adaptarse perfectamente a una dinámica propia de trabajo.

Las ideas y los puntos fundamentales sobre los que te hablamos te los presentamos a continuación en una serie de enumeración.

1. Usa los atajos de teclado

Principalmente, para aprovechar al máximo la aplicación debes aprender a dominar sus atajos de teclado. No te preocupes porque no son demasiado complicados, y requieren apenas un poco de tiempo para poder memorizarlos.

Saber sobre los atajos resulta importante porque, por ejemplo, para navegar por tus diferentes tarjetas tendrás que usar las flechas, además de usar las letras “J” y “K” para moverte hacia arriba y hacia abajo. Si quieres archivar una tarjeta, nada más debes apretar la tecla “A”. Si quieres poner una fecha límite presionas “D”. Para poder abrir una tarjeta cuando está seleccionada, presionas “Enter”.

2. Habilita las notificaciones de escritorio

A través de las notificaciones de escritorio es una buena forma de estar siempre encima de lo que está sucediendo. Esta funcionalidad está disponible para Google Chrome, y para Safari 6, pero si usas estos navegadores específicos, podrás estar más informados de los vaivenes de un proyecto.

La manera de activar las notificaciones es igual a la forma que podemos hacerlo en otras aplicaciones. Primero recibirás una opción que dirá “Permitir Notificaciones”. Si no la activas la primera vez, puedes dirigirte a Configuración > Under the Hood > Privacidad > Configuración de Contenidos > Notificaciones (en Chrome). O en Safari, más simple, Preferencias > Notificaciones.

Es un punto ideal, ya que al recibir notificaciones podrás saber cuándo una tarea cambió de estado o cuándo alguien te está mencionando en una determinada tarjeta.

3. Usa markdown para sumar formato a las tarjetas

Markdown Se trata de un lenguaje específico que permite agregar formato de textos a las descripciones de las tarjetas, sin caer en riesgo con abultados códigos HTML. Es una característica muy útil a la hora de escribir en internet.

Cuando crees una tarjeta, verás que te encuentras con un editor WYSIWYG, pero tampoco podrás será fácil con HTML. Lo que sí vas a poder realizar es aplicar formato como itálicas, cursivas, ítems, y más.

4. Aprovecha las aplicaciones

Trello ofrece aplicaciones desarrolladas por ellos mismos para dispositivos móviles, como también infinidad de aplicaciones basadas en su API, que sirven para propósitos más específicos.

Las aplicaciones que propone se encuentran disponibles para iPhone, Android, Google Chrome y Windows 8. Así mismo existen aplicaciones que ofician como cliente no oficiales del servicio, tal es el caso de Trellizzo para Windows Phone 7Trellobook para la Playbook de Blackberry, la extensión para Google Chrome para trabajar a través de la metodología SCRUM, una aplicación para enviar tarjetas o cards directamente desde el correo electrónico llamada Emello, entre otras.

5. Usa extensiones

Existen muchas otras alternativas en la tienda oficial de Google que te permiten aprovechar Trello al máximo, además de la extensión oficial de Trello, y la que nos permite usar la metodología SCRUM. La característica de estas extensiones es que, al encontrarse directamente en el navegador, no requieren que tengas un software adicional abierto, lo que puede llegar a suceder con las aplicaciones que mencionamos anteriormente. Por ejemplo Allerto, que brinda notificaciones para Trello más avanzadas; Trello Clone, que permite copiar diferentes boards y cards con todas sus peculiaridades, para ahorrar tiempo; entre otras.

6. Valora el trabajo en equipo

El trabajo en equipo forma parte de la esencia de Trello. En la relación con colegas es donde se luce el sistema. A causa de esto nunca debes perder de vista la valoración del trabajo en equipo a la hora de usar Trello. Debes tratar de hacer cosas, básicas, pequeñas, pero que sirvan de ayuda visual para aquellas personas que tienen que compartir el tablero con otras. Por ejemplo:

  • Deja comentarios sobre el estado de una tarjeta en particular cuando se la asignas a alguien
  • Actualiza correctamente el estado de una tarjeta, sobre todo si has comenzado a trabajar en ella, para que no se duplique el trabajo si otra persona no fue alertada
  • Usa las etiquetas para establecer un orden de prioridades y de importancia para cada una de las tareas
  • Usa las menciones para que todos tus compañeros estén siempre enterados de las novedades
  • Mueve las tarjetas de forma acorde a su estado, y archívalas frecuentemente para no crear un desastre de cards en cada tablero